¿Como mejorar la rentabilidad económica de la empresa? – La analítica de los datos
No hay una respuesta mágica para mejorar la rentabilidad económica pero sí que hay pautas y consejos que pueden ayudarnos. En este artículo queremos centrarnos en las ventajas que la analítica de datos aporta a la mejora de la rentabilidad que buscamos.
Veamos primero, de una forma muy resumida y general cómo podemos mejorar la rentabilidad económica. No vamos a descubrir nada nuevo, pero sí es conveniente tenerlo en cuenta una vez más para reflexionar y ordenar bien las ideas.
1-Cuidar mucho la cartera de clientes.
Esto significa muchas cosas como es la fidelización de los buenos clientes, poner el foco en los clientes más rentables, hacer encuestas de satisfacción, etc. Sabemos lo fácil que es perder un cliente y lo difícil que es ganarlo.
2-Controlar bien los gastos.
Debemos analizar periódicamente los gastos fijos principales con el objetivo de controlarlos y reducirlos cuando sea posible. Las empresas tienen muchos gastos que pueden optimizarse. Si no tenemos tiempo ni recursos para ello podemos recurrir a empresas externas especializadas en la gestión de las compras.
3-Maximizar el margen bruto de cada producto.
Es importante conocer bien cuál es el coste de cada uno de nuestros productos, incluyendo tanto el coste de la materia prima como de la mano de obra. Hay que analizar cuál es el margen real de cada producto o familia de productos y poner el foco en los más rentables. Hay que analizar los precios de venta en función del precio de mercado y de la competencia.
La relación con los proveedores es fundamental y todos los años debemos buscar nuevas fórmulas y acuerdos que sean beneficiosos para ambas partes. Debemos tener claro que la relación con el proveedor es profesional y que debemos cortarla si no es lo que necesitamos. Y al contrario, en ocasiones una buena solución es reforzar esa relación buscando acuerdos más ventajosos.
4-Gestionar el stock de forma eficiente.
Debemos analizar bien de forma periódica cuál es el nivel de stock correcto de cada producto y tomar medidas de forma inmediata si se rebasan ciertos límites. Un nivel de stocks excesivo y/o descontrolado es una carga muy negativa para el negocio. Con una buena gestión sabremos cuando hay que realizar los pedidos al proveedor, cuál es el nivel de stock adecuado y tendremos una evolución de tesorería mucho más favorable.
5-Dedicar tiempo a planificar y organizar.
La planificación y organización en cualquier negocio son tareas fundamentales y no se les presta toda la atención y recursos debidos. Es un factor clave para mejorar la rentabilidad económica de una empresa. Suele haber mucho margen de mejora, por ejemplo, en conseguir una adecuada distribución de tareas entre el personal o en una buena planificación de actividades marcando prioridades. La dirección de la empresa debe implicarse totalmente en ello, pero a menudo realizan demasiadas tareas, y no todas importantes, que no les dejan tiempo para planificar y organizar.
¿Sabemos si nuestro gasto de personal es el adecuado? Cuando sea posible podemos comparar nuestro ratio de productividad con la competencia o con la media del sector, o simplemente comparar nuestros propios ratios con los del periodo anterior con objeto de medir si vamos en la buena dirección.
6-Dedicar tiempo a motivar e incentivar al personal.
Esto es fundamental y lamentablemente no siempre la dirección de la empresa es consciente de ello. Si el personal está más motivado será más productivo y por lo tanto afectará positivamente a la rentabilidad del negocio. Se puede motivar al personal de muchas formas, por supuesto económicamente y mejor que sea en base a resultados, pero también simplemente reconociendo los aciertos y dejando que participen en la toma de decisiones. También ayuda el simple hecho de informar de forma periódica al personal sobre la marcha del negocio.
7-Dedicar recursos al análisis de datos.
Este es el punto en el que más queremos insistir en esta ocasión y que trataremos más a fondo en la segunda parte del artículo.
8-Invertir en tecnología.
Es sin duda otro aspecto importante y que requiere un análisis más profundo. Hay muchas soluciones tecnológicas que pueden ayudarnos enormemente a reducir los costes, tanto de gestión como de fabricación y de captación de nuevos clientes. Si la dirección no tiene tiempo una solución es el llamado “Interim Management”.
La importancia del análisis de datos para mejorar la rentabilidad económica de una empresa.
El análisis de los datos económicos del negocio es crucial para identificar cuáles son los problemas principales y tomar las decisiones más adecuadas para mejorar la rentabilidad.
Primero debemos dibujar la situación actual con los datos de los últimos meses (entre 12 y 24 meses) y realizar un primer análisis de la cuenta de explotación (ingresos, costes variables, gastos de personal y costes fijos). Disponemos de un programa para importar los datos de ingresos y gastos de los últimos años a partir del Libro Mayor (exportación a Excel o PDF).
Dependiendo de cada caso y de lo que buscamos en el análisis debemos desglosar los datos de explotación por producto o familias de productos, por canal de ventas, por clientes, por zona geográfica, por área interna o por otros criterios. Uno de los objetivos es analizar la contribución al Ebitda de cada producto o familia, canal, etc. Un análisis correcto nos dará mucha información sobre nuestro negocio y será muy útil para tomar decisiones con el foco puesto en mejorar la rentabilidad económica.
La dirección de la empresa tiene habitualmente una idea más o menos clara sobre cuáles son los problemas principales que afectan a la rentabilidad, pero no debe tomar ninguna decisión sin un análisis previo de los datos que identifiquen con rigor los puntos débiles.
Hay decisiones que no deben tomarse simplemente por intuición o percepción. Los datos, si se analizan bien, no mienten. Además, sólo el hecho de decidir invertir recursos en este análisis es tremendamente positivo pues va a obligarnos a pensar, analizar y sacar conclusiones.
La buena noticia es que hay muchísimas empresas que no analizan los datos por lo que tienen un margen de mejora grande invirtiendo unos pocos recursos en ello. Es evidente que no son conscientes de lo útil que puede ser.
Veamos un simple ejemplo que nos encontramos con frecuencia:
-Tenemos un negocio con rentabilidad baja decreciente.
-La Dirección realiza una parte importante de las actividades comerciales, y por lo tanto, no tiene tiempo para analizar con rigor las causas.
-La Dirección cree que la empresa necesita un nuevo impulso realizando cambios importantes, pero no lo hace. Habría que abandonar los productos menos rentables y estudiar mejoras de rentabilidad incorporando nuevos productos y focalizando las actividades comerciales en los más rentables.
En casos como éste es crucial realizar un análisis de datos profesional y riguroso, simular diferentes escenarios y en base a los resultados tomar decisiones y ejecutarlas.
Además, es importante realizar un seguimiento y monitorización de los ratios del negocio con objeto de ir tomando medidas correctoras lo antes posible. Es habitual que el plan inicial necesite algunos cambios.
Este es uno de los servicios que ofrecemos desde Sinalyzer y que realizamos de una forma muy profesional gracias a algunas de las herramientas que hemos desarrollado (Sinalyzer Business, Sinalyzer Project, etc.) que permiten realizar diferentes tipos de análisis y el posterior seguimiento de los indicadores principales.
Otros ejemplos del análisis de datos para mejorar la rentabilidad económica de una empresa.
Por último, os indicamos a continuación, de forma muy breve, otros ejemplos que nos hemos encontrado de empresas que realizando un buen análisis de datos han conseguido muchas respuestas:
-Empresa joven con un excelente nivel técnico que desarrolla nuevos productos innovadores. Plan estratégico con fuerte crecimiento principalmente en mercados internacionales. Para ello necesitan partners locales en diferentes países, un equipo humano mejor organizado y motivado y un seguimiento bimensual de los principales indicadores económicos.
-Empresa rentable que arrastra una alta deuda desde sus orígenes y que está lastrando sus actividades y su plan de crecimiento. Tienen un plan sólido y rentable, pero necesitan buscar un inversor que solucione los problemas de tesorería y que les permita lanzar nuevos productos.
-Empresa joven online con problemas de tesorería procedentes de su primer año de actividad. Puede solucionar el problema renegociando la forma de pago con uno de los proveedores principales a cambio de convertirse en proveedor exclusivo. Necesita realizar un análisis de los datos económicos para saber qué forma de pago puede resolver el problema.
-Empresa con rentabilidad moderada cuyo único accionista quiere venderla antes de su jubilación dentro de tres años. Realiza muy poco control y no sabe qué productos son más rentables y por qué. Necesita un consultor externo que le ayude a realizar un análisis de los datos económicos con el objetivo de incrementar la rentabilidad para aumentar el valor de venta de la empresa.
-Empresa de nueva creación que busca inversores para poder cumplir su plan de desarrollo y crecimiento. Inicialmente su plan contempla el desarrollo de varios canales de venta de forma simultánea. Después de un análisis y de realizar varias simulaciones de diferentes escenarios la empresa modifica su plan estratégico reduciendo la inversión inicial necesaria y haciéndolo mucho más creíble y atractivo para los inversores.
-Empresa que se plantea dar el salto para franquiciar el negocio. No están seguros sobre el importe del canon de entrada y el porcentaje de royalty más adecuados. Realizan con Sinalyzer Business un estudio de viabilidad económico inicial y varias alternativas modificando el canon, el porcentaje de royalty y el calendario de fechas de apertura. Esto les permite realizar un análisis más riguroso y tomar la decisión a favor de la mejor alternativa.